Pozor na povinnosti odesílatele a příjemce

Ať už zásilky odesíláte nebo přijímáte, existují důležité zásady a povinnosti, které by měly znát obě zúčastněné strany.

 

Každý chce, aby zásilka dorazila bezpečně, v pořádku a bez komplikací. Právě odesílatel ale hraje v celém procesu klíčovou roli. Správnou přípravou a zabalením zásilky může výrazně ovlivnit její bezpečné doručení a zároveň předejít zbytečným reklamacím, poškození nebo dokonce ztrátě zásilky.

 

⚖️ 1. Správné změření a zvážení zásilky

Ještě před objednáním přepravy je důležité zásilku správně změřit a zvážit. Dopravci totiž během přepravy kontrolují skutečné rozměry i hmotnost zásilek a v případě rozdílů mohou účtovat dodatečné poplatky. 

 

📌 Doporučujeme:

 

• měřit a vážit zásilku až po kompletním zabalení včetně všech obalových materiálů,
• uvádět vždy nejvyšší bod délky, šířky i výšky (balík musí tvořit pomyslný kvádr/krychli),
• zvážit zásilku co nejpřesněji,
• dát si pozor pokud se zásilka blíží nějakým limitům zvoleného dopravce.

 

⚠️ Nesprávně uvedené rozměry nebo hmotnost mohou vést nejen k doplatkům, ale v některých případech také ke zdržení přepravy nebo komplikacím při reklamaci.

 

V některých případech mohou být dodatečné poplatky účtovány dopravcem neoprávněně! Doporučujeme proto zásilku před odesláním vyfotit — ideálně její váhu, rozměry i způsob zabalení.

 

 

🛠️ 2. Kvalitní balení je základ

Odesílatel odpovídá za to, že je zásilka správně a bezpečně zabalená. Během přepravy prochází zásilka několika překladišti, třídicími linkami i ruční manipulací, a proto musí obal skutečně něco vydržet. Kvalitní balení výrazně snižuje riziko poškození zásilky během přepravy.

 

📦 Doporučujeme:

 

• použít pevnou kartonovou krabici
• nebo zvolit způsob balení „box in box“,
• vyplnit veškerý volný prostor výplňovým materiálem
• důkladně chránit křehké části zásilky,
• u těžších zásilek zpevnit dno balíku i hrany obalu.

 

⚠️ Obsah zásilky se nesmí uvnitř volně pohybovat.

Špatné nebo nedostatečné balení je bohužel jedním z nejčastějších důvodů zamítnutí reklamace.

 

📌 Zásilka by měla být zabalená tak, aby vydržela běžnou manipulaci během přepravy — včetně pádu z výšky až z 1,5 metru.

 

🏷️ 3. Správně nalepený přepravní štítek

Každá zásilka musí být opatřena správným přepravním štítkem. Štítek musí být nalepený tak, aby byl dobře čitelný a během přepravy nemohl spadnout, nebo se jakkoliv pomuchlal. Právě ztracené, nebo nečitelné štítky totiž patří mezi nejčastější příčiny problémů v přepravě.

 

📌 Doporučujeme:

 

• zvolit správný formát štítků pro daný druh zásilky, (A5, A6)
• použít při balení strečovou fólii (pozor - u některých služeb je toto balení za příplatek),
• nalepit přepravní kapsičku/košilku, 
• nebo štítek pevně přelepit průhlednou izolepou,
• štítek nalepit rovně a bez přeložení - dbát na to, aby čárový kód nebyl ohnutý ani zmuchlaný,
• odstranit z krabice všechny staré štítky a čárové kódy,
• označit balík také vlastním štítkem s adresou odesílatele a příjemce.

 

⚠️ U recyklovaných nebo „chlupatých“ kartonů se štítky často samovolně odlepují. Proto při lepení štítku udělejte vše proto, aby nespadly. 

 

📸 4. Fotodokumentace zásilky

Jednoduchý krok, který může výrazně pomoci při reklamaci nebo řešení sporů s dopravcem.

 

Před předáním zásilky doporučujeme nafotit:

 

• obsah zásilky,
• vnitřní balení, 
• vnější balení včetně štítku
• zdokumentujte váhu a rozměry zásilky pro případný spor s hodnotami, které navstupuje dopravce.

📷 Fotodokumentace může být velmi důležitá při případné reklamaci.

 

✍️ 5. Nechte si kurýrem potvrdit převzetí zásilky

📄 Při předání zásilky kurýrovi musí odesílatel vždy požádat o potvrzení o převzetí zásilky s uvedeným počtem převzatých kusů.

 

📌 Je důležité, aby bylo jasně uvedeno, kolik balíků kurýr skutečně převzal do přepravy. Může se stát, že se některý balík během přepravy „zatoulá“ a dopravce následně tvrdí, že daný kus nebyl nikdy převzat.

 

📄 Stvrzenku je proto nutné pečlivě uschovat — jedná se o jediný doklad potvrzující převzetí zásilky dopravcem.

 

❗ Pozor — kurýr u sebe často žádné potvrzení o převzetí nemá. 

 

📌 Doporučujeme:

 

• vytisknout přepravní štítky 2×,
• nebo použít hlavní manifest s počtem kusů a celkovou váhou,
• a nechat si dokument od kurýra podepsat (ideálně hůlkovým písmem, včetně data a jeho podpisu).
• Využít lze také náš předávací protokol. (Kurýři jej ale nemají rádi)

 

💰 6. Pozor na pojištění zásilky

Mnoho zákazníků netuší, že základní odpovědnost dopravce bývá poměrně nízká — často pouze kolem 10–20 EUR za kilogram zásilky.

 

⚠️ Ani pojištění typu „All Risk“ automaticky nezaručuje vyplacení škody. Pokud se prokáže nedostatečné balení zásilky, může být reklamace zamítnuta.

 

🔒 Pokud odesíláte hodnotnější zboží, doporučujeme zásilku vždy připojistit. Nejlepší prevencí před problémy je ale vždy kvalitní balení! 

 

Připojištění lze sjednat: e-mailem, nebo jednoduše v systému my BUBO zaškrtnutím políčka „Připojistit zásilku“.

 

⚠️ 7. Některé druhy zboží mají omezené pojištění

U některých druhů zboží mají dopravci omezené pojistné krytí, většinou maximálně do hodnoty 1 000 USD. 

 

I v případě, že je zásilka připojištěna na plnou hodnotu, může konkrétní druh zboží spadat do výjimek nebo omezení dopravce či pojišťovny. Tyto výjimky společnost BUBO trans neurčuje a náš systém je nedokáže automaticky vyhodnotit. Veškeré podmínky pojištění se vždy řídí aktuálními VOP vámi zvoleného dopravce.

 

Týká se to například:

 

• šperků 💍
• elektroniky 💻📱
• skla a porcelánu 🍷
• uměleckých děl 🎨
• hudebních nástrojů 🎸
• starožitností
• sběratelských předmětů

U těchto zásilek doporučujeme opravdu kvalitní balení, správné pojištění a zvýšenou opatrnost. 

 

📌 V případě potřeby rádi u dopravce ověříme, zda je možné konkrétní zásilku pojistit na plnou hodnotu a za jakých podmínek.

 

📬 8. Informování příjemce 

Součástí povinností odesílatele je také informovat zákazníka o odeslání zásilky.

 

Příjemce by měl obdržet:

 

• sledovací číslo zásilky,
• informace o plánovaném doručení,
• informace, jak postupovat při převzetí poškozené nebo nekompletní zásilky,
• u zásilek mimo EU také upozornění, že je nutné aktivně řešit proclení a komunikaci s celnicí nebo brokerem,
• kontakt na místní pobočku dopravce.

 

📌 Kontakty může příjemce dohledat například na:

 

• DHL
• Fedex
• UPS

 

👤 9. Povinnosti příjemce před převzetím

📞 V případě komplikací během přepravy, potřeby změny doručení nebo upřesnění detailů doručení by měl příjemce co nejdříve kontaktovat místní pobočku dopravce a aktivně situaci řešit přímo v destinaci doručení.

 

❗ U zásilek mimo EU může být příjemce povinen uhradit tamní clo, DPH nebo jiné celní poplatky. Pokud příjemce není aktivní v komunikaci s celnicí, brokerem nebo dopravcem a nedojde včas k vyřízení celních formalit či úhradě poplatků, může dojít například:

 

• k výraznému zpoždění zásilky,
• ke vzniku skladného a dalších poplatků,
• k vrácení zásilky zpět odesílateli, který následně hradí i zpáteční přepravu,
• k likvidaci zásilky pod celním dohledem,
• nebo k přeúčtování vzniklých nákladů z destinace zpět odesílateli — a to i v případech, kdy příjemce zásilku již převzal. Tyto situace se nejčastěji týkají například zásilek do USA.

 

📌 V zájmu odesílatele je proto také to, aby příjemce aktivně spolupracoval při proclení i samotném doručení zásilky.

 

📦 10. Povinnosti příjemce při převzetí

Při doručení zásilky kurýrem by měl příjemce:

 

• zkontrolovat při doručení stav obalu a případné známky poškození,
• v případě pochybností zásilku přebrat pouze s výhradou a s kurýrem sepsat ihned fyzicky škodový zápis. 
• Pokud příjemce zásilku odmítne přebrat. Hrozí její vrácení zpět odesílateli na jeho náklady, nebo její likvidace!  

 

📦 I když zásilka nejeví žádné viditelné znaky špatné manipulace. Doporučujeme ji ihned po převzetí rozbalit a zkontrolovat také samotný obsah.

 

📸 V případě poškození nebo částečné ztráty obsahu doporučujeme vše důkladně nafotit — včetně vnějšího obalu, výplní, přepravního štítku i samotného zboží.

 

📅 Pokud příjemce zjistí poškození obsahu zásilky, měl by nejpozději do 3 pracovních dnů kontaktovat odesílatele a nahlásit vzniklou škodu.

 

⚠️ Příjemce musí zároveň uschovat škodový zápis, veškeré obalové materiály i samotnou zásilku. Se zbožím by se dále nemělo manipulovat ani jej používat až do ukončení reklamace nebo případné kontroly ze strany dopravce.

 

Pokud příjemce tyto povinnosti nesplní, výrazně se snižuje pravděpodobnost kladného vyřízení reklamace.

 

📝 11. Podání reklamace

Pokud příjemci dorazí zásilka poškozená, nekompletní nebo se zásilka ztratí. Je potřeba reklamaci nahlásit co nejdříve.

 

Pro úspěšné podání reklamace, nebo dohledávání zásilky od vás budeme potřebovat co nejvíce detailů: 

 

• podrobný popis obsahu zásilky
• popis vzniklého poškození nebo chybějícího zboží,
• hodnotu zboží a vyčíslení škody
• fotografie poškození, chybějícího zboží... 
• fotografie vnějšího i vnitřního balení,
• škodový zápis sepsaný s kurýrem
• fakturu nebo jiný doklad potvrzující hodnotu zboží.

📸 Fotodokumentace je velmi důležitá a výrazně urychluje řešení reklamace. Doporučujeme vše fotit ještě před odesláním! 

 

⚠️ Je nutné uschovat veškerý obalový materiál, krabice i výplně. Dopravce může v některých případech vyslat kurýra k dodatečné kontrole zásilky a obalu, přičemž si může zásilku také odvézt zpět na depo k dalšímu posouzení.

 

📅 Reklamaci doporučujeme řešit bez zbytečného odkladu — čím dříve je nahlášena, tím vyšší je pravděpodobnost jejího úspěšného vyřízení. Zpravidla se uvádí do 3 pracovních dní. 

 

✅ Závěr

Správná příprava zásilky zabere jen několik minut, ale může ušetřit mnoho starostí, reklamací i zbytečných nákladů.
Pokud si nejste jistí balením, pojištěním nebo podmínkami přepravy, rádi vám v BUBO poradíme. 😊 Od toho jsme tady!